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Politique de Protection des Données

Préambule

En tant qu’organisme spécialisé en matière de protection des données personnelles, Optimex Data attache énormément d’importance au respect de la vie privée et à la règlementation en vigueur. C’est une des raisons pour laquelle nous nous sommes dotés d’une politique propre à la confidentialité et à la protection de vos données à caractère personnel.

Optimex Data s’engage, au travers de cette politique, à respecter le Règlement UE n°2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la Protection des Personnes Physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD ») et aux dispositions de la réglementation française applicable.

Identité du responsable du traitement

Le responsable de traitement est Optimex Formation, 51, avenue du 22 août 1944 38350 LA MURE, N° SIRET : 519 289 268 00020, ci-après « Optimex Data » ou « Nous ».

Personnes concernées par la politique de protection des données

Cette politique s’adresse aux internautes naviguant sur le site d’Optimex Data, aux clients qui ont souscrit à nos services, à nos partenaires qui souhaitent de plus amples informations sur le traitement des données et plus généralement à toutes les personnes qui sont ou rent rent en contact avec nous.

Quelques définitions

Avant tout, nous tenons à vous présenter quelques définitions du RGPD, nécessaires à une bonne compréhension de la politique de protection des données :

  • Responsable de traitement : la personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un autre organisme, qui fixe, seul ou en collaboration avec d’autres, l’objectif et les moyens de traitement des données à caractère personnel.
  • Donnée à caractère personnel: toute information permettant d’identifier une personne directement ou indirectement. Cela regroupe par exemple :

–   Les données d’identité (nom, prénom, adresse, date, lieu de naissance, etc)
–   Les données de vie personnelle (caractéristiques personnelles, habitudes de vie, situation familiale, etc.)
–   Les données de vie professionnelle (CV, situation professionnelle, formation)
–   Les informations d’ordre économique (revenus, situation financière, etc.)
–   Les données de connexion (adresses IP, logs, etc.)
–   Les données de localisation (données GPS)
–   Les cookies, traceurs et données de navigation
–   Les données sensibles (opinion religieuse, politique, philosophique, appartenance syndicale, orientation sexuelle, données de santé, etc.)

  • Traitement: toute opération ou tout ensemble d’opérations relatives aux données à caractère personnel et effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés. En d’autres termes, si nous collectons, enregistrons, organisons, structurons, conservons, adaptons, modifions, consultons, utilisons, communiquons, diffusons, effaçons ou détruisons vos données, nous effectuons un traitement de données à caractère personnel.
  • Destinataire: la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui reçoit communication de données à caractère personnel, qu’il s’agisse ou non d’un tiers.
  • Personne concernée: toute personne dont les données font l’objet d’un traitement.
  • Sous-traitant: la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.
  • Consentement: toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair, que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement.

Objet de la politique

Cette politique a pour objectif de vous présenter notre vision de la vie privée et les mesures prises, afin d’assurer la protection de vos données personnelles. Elle explique comment sont traitées les informations personnelles que vous communiquez à Optimex Data, que ce soit lorsque vous nous contactez pour nous demander des informations, lorsque vous souscrivez à nos services, ou simplement lorsque vous naviguez sur le site internet (ci-après « le site »). Elle vous rappelle également les droits dont vous disposez et vous indique comment les exercer.

Vos données personnelles

Vos données personnelles peuvent faire l’objet d’un traitement selon trois situations :

  • Lorsque vous naviguez sur notre Site ;
  • Lorsque vous souscrivez à nos services ;
  • Lorsque nous mettons en œuvre nos services ;

Les données traitées lorsque vous naviguez sur Optimex-data.fr

Lorsque vous naviguez sur notre Site, il est possible que vous renseigniez des informations personnelles (lorsque vous nous contactez en ligne par exemple) ou que vous autorisiez la collecte de cookies.

Les informations personnelles

Nous collectons vos données d’identité tels que votre nom, votre prénom, ainsi que des données concernant votre vie professionnelle tels que votre numéro de téléphone professionnel et adresse de messagerie électronique professionnelle, lorsque vous souhaitez nous contacter via les formulaires de contact ou vous inscrire à notre Newsletter.

Dans le cadre d’une candidature spontanée via notre adresse générique de contact, vous pouvez également nous transférer des informations liées à votre identité, votre vie professionnelle ou votre vie personnelle.

La collecte de cookies

Notre site récolte des cookies. Ils aident au bon fonctionnement du site et facilitent vos navigations. Pour plus d’information, visitez notre Politique des cookies.

L’utilité et la finalité des traitements

Les données collectées via les différents formulaires ou via l’adresse mail de contact nous permettent de vous recontactez pour évaluer vos besoins ou répondre à vos demandes, et de dresser une liste des personnes intéressées par nos services qui partagent les mêmes valeurs que celles d’Optimex Data. Cette liste n’est jamais utilisée à des fins commerciales. L’inscription à la Newsletter d’Optimex Data requiert votre consentement explicite directement sur notre site internet ou à la suite d’une prestation.

Lorsqu’Optimex Data ouvre un processus de recrutement, les informations transmises concernant une candidature spontanée nous permettent de vous sélectionner et de prendre contact avec vous si votre profil est pertinent.

La conservation de vos données

Les données que nous collectons (hors cookies) sont conservées pour une durée maximum de TROIS (3) ans après la fin du dernier contact de votre part. Si vous choisissez de souscrire à une offre d’Optimex Data, les données collectées seront conservées le temps de la relation commerciale puis archivées CINQ (5) ans.

Dans le cadre d’un processus de recrutement, les données sont conservées uniquement pendant la période de recrutement. Dès la clôture de l’offre d’emploi, vos données informatiques et sur format papier sont détruites et aucune copie n’est conservée.

Les destinataires et les transferts de données

La gestion du site internet est sous-traitée à un prestataire spécialisé. Il reçoit uniquement votre adresse de messagerie électronique lorsque vous naviguez dans la rubrique « Faites le test ! » et lorsque vous vous inscrivez à la Newsletter. Optimex Data s’assure que les données restent néanmoins confidentielles et qu’elles ne sont pas utilisées à des fins ultérieures.

Les données traitées lorsque vous souscrivez à nos services

Lorsque vous souscrivez à nos services et devenez Client d’Optimex Data, vous nous communiquez un certain nombre d’informations personnelles, nécessaires à la conduite des relations contractuelles et commerciales.

Le type de données collectées

Nous collectons des informations relatives à votre identité comme votre nom, votre prénom, ou des informations relatives à votre vie professionnelle comme votre numéro de téléphone, votre adresse de messagerie électronique.

Nous ne recueillons pas de données « sensibles » comme les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l’appartenance syndicale, les données relatives à la santé, à la vie sexuelle ou aux infractions, condamnations et mesures de sûreté.

L’utilisation des données collectées

Ces informations nous permettent d’établir un contact direct avec vous et de maintenir à jour votre dossier client. Ce dossier client est indispensable pour nous car il nous permet de répondre à vos demandes et vous envoyer des informations concernant nos services, de suivre l’avancement de notre relation commerciale, de gérer les devis, les facturations et les règlements de vos commandes, et enfin de vous assurer la réalisation de notre prestation de services.

A la suite de nos interventions chez vous et de la conduite de nos missions, vos informations nous permettent de vous solliciter pour déterminer votre niveau de satisfaction. Cela contribue également à l’amélioration interne de nos activités. Les réponses fournies sont strictement confidentielles. Elles peuvent faire l’objet d’une publication sur notre site internet dans la rubrique « Témoignage » uniquement si vous donnez votre consentement explicite lors du remplissage du questionnaire.

Vos informations personnelles sont également utilisées en fin de mission pour vous ouvrir un accès à notre Espace client en ligne, et pour vous permettre de récupérer en toute sécurité et de manière confidentielle les documents produits par Optimex Data.

La confidentialité et les destinataires de vos données

Toutes les informations personnelles liées à la gestion de votre dossier client sont confidentielles et sont seulement accessibles par Optimex Data. Elles ne sont pas destinées à être cédées ou vendues, ni transmises à des destinataires externes. Dans le cadre de l’ouverture des accès à votre Espace Client ou au E-learning depuis le site internet, le service administratif et commercial d’Optimex Data reçoit seulement les informations strictement nécessaires à votre identification, à savoir votre adresse de messagerie électronique, votre nom et prénom.

Soucieux de garantir l’intégrité des données, nous vous rappelons que l’intégralité de nos missions sont encadrées par un Accord de confidentialité, qui garantit le respect du secret professionnel. Nous ne publions aucune information personnelle ni ne diffusons d’informations vous concernant sans votre consentement explicite.

La durée de conservation de vos informations personnelles

Vos informations personnelles contenues dans le dossier client sont conservées le temps de notre relation commerciale, puis archivées CINQ (5) ans conformément à la prescription légale en droit des contrats.

Les données traitées lors de la mise en œuvre des services d’Optimex Data

Pour mener à bien nos audits, formations, missions d’accompagnement et missions DPO, notre équipe de juristes est amenée à utiliser les données personnelles transmises pendant la relation commerciale.

Le type de données collectées

Les données traitées par nos juristes sont les mêmes que celles que vous nous avez communiquées lors de la souscription à nos services, à savoir vos données d’identité et de vie professionnelle.

L’utilisation des données collectées

Les juristes utilisent uniquement vos données personnelles dans le cadre des missions que vous nous avez confiées. Lors de leurs interventions sur site ou à distance pour un audit, ils déterminent notamment l’organisation des rendez-vous et utilisent ensuite vos informations pour la rédaction des différents rapports qui vous sont remis en fin d’audit. Si Optimex Data est nommée DPO Externe pour votre organisme, les juristes sont également amenés à traiter vos données personnelles dans le cadre de ses missions.

Vos informations personnelles sont également utilisées par les juristes pour l’organisation et l’animation des différentes sessions de formation proposées par Optimex Data.

Enfin, les juristes utilisent également vos données personnelles pour répondre à vos questions juridiques et vos sollicitations.

La confidentialité et les destinataires de vos données

Les données que vous renseignez sont confidentielles et restent soumises à l’Accord de confidentialité préalablement signé entre votre organisme et Optimex Data. Les données sont seulement accessibles par nos services internes. Nous sommes donc les seuls destinataires de vos données et elles ne sont pas destinées à être cédées ou vendues.

La durée de conservation de vos données personnelles

Vos informations personnelles contenues dans le dossier client sont conservées le temps de notre relation commerciale, puis archivées CINQ (5) ans.

Le transfert des données

Optimex Data est localisée sur le territoire français et vous assure que vos informations personnelles ne peuvent faire l’objet d’un transfert en dehors de l’Union européenne.

Vos droits et comment les exercer

La loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et le RGPD vous octroient des droits spécifiques comme le droit à l’information, le droit d’accès, le droit d’opposition, le droit à la limitation, le droit de rectification des informations incomplètes ou inexactes vous concernant, et le droit à l’effacement.

Le droit à l’information

Cette présente politique contient toutes les informations relatives aux finalités des traitements qui peuvent être effectués, aux catégories de données à caractère personnel traitées et aux destinataires ou aux catégories de destinataires auxquels les données sont communiquées, afin de garantir votre droit à l’information.

Le droit d’accès

Vous pouvez nous demander directement si nous détenons des données vous concernant et aussi des informations relatives à leur traitement (comme par exemple les catégories de données traitées). Ce droit vous permet aussi de demander à Optimex Data de vous communiquer l’intégralité de ces données.

Le droit de rectification

Vous pouvez modifier à tout moment les informations personnelles vous concernant sur simple demande.

Le droit d’opposition

Le droit d’opposition, comme son nom l’indique, vous permet de vous opposer au traitement de vos données par Optimex Data, sous réserve que le traitement ne soit pas nécessaire à l’exécution d’une obligation contractuelle.

Le droit à la limitation du traitement

Vous pouvez revendiquer la limitation du traitement futur de vos données à caractère personnel sous certaines conditions : lorsque vous contestez l’exactitude d’une donnée, lorsque vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice. Vous pouvez également exiger la limitation du traitement de vos données si le traitement est illicite et que vous ne souhaitez pas procéder à un effacement.

Le droit à l’effacement

Vous pouvez également, en exerçant votre droit à l’effacement, nous demander la suppression de vos données personnelles, sous réserve que le traitement ne soit pas nécessaire à l’exécution d’une obligation contractuelle ou ne soit pas soumis à une obligation légale.

Le retrait du consentement

Si vous avez consenti à un traitement de vos données personnelles, vous pouvez retirer à tout moment et sans conditions votre consentement.

Les informations liées à l’exercice de ces droits sont conservées CINQ (5) ans à compter de la date de réponse d’Optimex Data, conformément à la durée de prescription léagle des actions personnelles en justice. Vos données liées à l’exercice de vos droits sont ensuite supprimées à échéance de ce délai.

Comment exercer chacun de ces droits

Vous pouvez exercer chacun de ces droits en nous fournissant un justificatif d’identité :

  • En écrivant par courrier à Optimex Data, Service Privacy, 51 avenue du 22 août 1944, 38350 La Mure.
  • En adressant un courrier électronique à l’adresse privacy@optimex-data.fr

Conformément au RGPD, Optimex Data se réserve le droit de demander le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées. Optimex Data se réserve également le droit de refuser de répondre à toute demande manifestement infondée ou excessive, en vous informant des motifs du refus.

Optimex Data vous informe que vous disposez du droit de contacter la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), et de formuler une plainte à cette adresse : https://www.cnil.fr/agir