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Les élections

Les élections 960 640 jeremy

Dans le contexte actuel dans lequel se trouve la France, le second tour des élections municipales ont été reportées.

Par cette occasion, nous vous adressons les recommandations de la CNIL en matière de communication politique.

En matière de SMS ou MMS politiques, un parti politique ou un candidat peut obtenir le numéro de téléphone d’un citoyen de deux manières :

  1. La personne concernée peut indiquer son numéro de téléphone sur un formulaire à destination d’un parti politique ou un candidat. La CNIL recommande de recueillir le consentement de la personne concernée.
  2. La personne concernée peut acheter ou louer une base de données, auprès d’une société privée, contenant des numéros de téléphone. Dans ce cas-là, la CNIL recommande d’adresser un message dès le premier contact afin d’obtenir son consentement pour le démarchage à des fins politiques. Le droit d’opposition du citoyen s’applique à l’ensemble de ces cas et doit être pris en compte sans qu’il n’ait besoin de se justifier.

En matière d’automates d’appel, la CNIL recommande d’obtenir le consentement préalable de la personne concernée à être sollicitée à des fins politique mais également de préciser une plage horaire pour recevoir ces appels. Le droit d’opposition devra être indiqué dés le début du message.

Afin de respecter le principe de transparence, la CNIL recommande aux candidats ou partis politiques d’informer les personnes concernées, lors de chaque communication que ce soit par SMS/MMS ou Appels automatisés un certain nombre d’information telles que : l’identité et coordonnées du responsable de traitement, l’origine des données en cas d’appels automates, la finalité du traitement, la durée de conservation, etc… Les candidats ou partis politiques doivent également rappeler les droits des personnes concernées ainsi que les modalités d’exercice du droit d’opposition.

Enfin, et à la suite de nombreux contrôles effectués par la CNIL auprès de prestataires de service de prospection politique et de stratégie électorale, celle-ci tient à rappeler les bonnes pratiques à adopter pour respecter les données personnelles des électeurs.

  • Maitriser les données à caractère personnel utilisées par les logiciels de stratégie électorale et de prospection politique notamment en vérifiant la nature et l’origine des données puisque tous les fichiers ne peuvent pas être utilisés à des fins électorale ; en minimisant la collecte des données en ne récoltant que les données strictement nécessaires. Par exemple, il n’est pas possible de recueillir des informations sur la santé, la religion ou l’orientation sexuelle des personnes. Enfin, la maitrise des données à caractère personnel passe également par la conservation de celle-ci puisqu’elles devront être supprimées à l’issue du scrutin.
  • Informer les personnes concernées et recueillir leur consentement. La CNIL a par ailleurs, publié un exemple d’information pour la prospection par un candidat ou un parti politique.
  • Garantir l’effectivité des droits d’accès et d’opposition : les personnes démarchées doivent avoir la possibilité d’exercer leurs droits à tout moment pour s’opposer à toute nouvelle prospection. Le candidat doit par conséquent, s’assurer de l’effectivité des droits.
  • Encadrer la relation contractuelle entre le candidat et les sous-traitants : lorsque le prestataire agit en qualité de sous-traitant pour le compte du candidat, les contrats doivent comprendre des clauses de sous-traitance pour être conformes aux exigences du RGPD.
  • Garantir la sécurité des données des électeurs : des mesures de sécurité doivent être mises en place par le candidat afin d’assurer la sécurité et confidentialité des données des personnes concernées. Cette sécurisation passe notamment par l’établissement d’une politique de gestion des droits d’accès aux données afin de limiter les accès aux seules personnes habilitées.

 

Coronavirus : Comment agir face à cette menace sanitaire inédite ?

Coronavirus : Comment agir face à cette menace sanitaire inédite ? 960 640 jeremy

Afin de respecter les grands principes du Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après « RGPD »), la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) a été amenée à préciser les grands principes en matière de collecte de données sensibles telles que les données de santé.  Ainsi, la CNIL a rappelé ce que l’employeur peut et ne peut pas faire, même dans un contexte de crise sanitaire.

LES RECOMMANDATIONS DE LA CNIL

Ce que l’employeur ne peut pas faire

Les employeurs ne peuvent pas prendre des mesures susceptibles de porter atteinte au respect de la vie privée des personnes concernées, notamment par la collecte de données de santé qui iraient au-delà de la gestion des suspicions d’exposition au virus.

La CNIL ordonne aux employeurs de s’abstenir de collecter de manière systématique et généralisée, ou au travers d’enquêtes et demandes individuelles, des informations relatives à la recherche d’éventuels symptômes présentés par un employé/agent et ses proches. L’employeur ne pourra donc pas mettre en place les procédures suivantes :

  • Des relevés obligatoires des températures corporelles de chaque employé/agent/visiteur à adresser quotidiennement à sa hiérarchie ;
  • La collecte de fiches ou questionnaires médicaux auprès de l’ensemble des employés/agents.
Ce que l’employeur peut faire

L’employeur est responsable de la santé et de la sécurité des salariés/agents conformément à l’article L4121-1 du Code du travail et des textes régissant la fonction publique.

L’employeur peut en revanche :

  • Sensibiliser et inviter ses employés à effectuer des remontées individuelles d’information les concernant en lien avec une éventuelle exposition, auprès de lui ou des autorités sanitaires compétentes ;
  • Faciliter leur transmission par la mise en place, au besoin, de canaux dédiés ;
  • Favoriser les modes de travail à distance et encourager le recours à la médecine du travail.

C’est uniquement en cas de signalement, qu’un employeur pourra consigner la date et l’identité de la personne suspectée d’avoir été exposée et les mesures organisationnelles prises par ce dernier telles que le confinement, le télétravail ou encore l’orientation et prise de contact avec le médecin du travail

L’employeur pourra ainsi communiquer aux autorités sanitaires, sur demande de ces dernières, les éléments liés à la nature de l’exposition, nécessaires à une éventuelle prise en charge sanitaire ou médicale de la personne exposée.

Les entreprises peuvent également établir un « plan de continuité de l’activité » (PCA), qui a pour objectif de maintenir l’activité essentielle de l’organisation. Ce plan devra prévoir toutes les mesures pour protéger la sécurité des employés, identifier les activités essentielles devant être maintenues et également les personnes nécessaires à la continuité du service.

Conformément à l’article L4122-1 du Code du travail, chaque employé/agent doit pour sa part mettre en œuvre tous les moyens afin de préserver la santé et la sécurité d’autrui et de lui-même notamment en informant son employeur en cas de suspicion de contact avec le virus.

Enfin, des données de santé peuvent être collectées uniquement par les autorités sanitaires, qualifiées pour prendre les mesures adaptées à la situation. Par conséquent, l’évaluation et la collecte des informations relatives aux symptômes du coronavirus et des informations sur les mouvements récents de certaines personnes relèvent de la responsabilité de ces autorités publiques.


LES RÈGLES DE SÉCURITÉ EN TÉLÉTRAVAIL

Pour faire face à la crise sanitaire, un grand nombre d’employeur ont favorisé le télétravail mais quelles sont les règles à respecter pour garantir un niveau de sécurité et confidentialité maximum ?

Nos recommandations en sept (7) points :

  1. Equiper les ordinateurs d’un système d’exploitation Les recommandations en termes de système d’exploitation sont : Windows 8.1 ou Windows 10, Mac Ios 10. Si les systèmes d’exploitation ne sont pas conformes, nous vous recommandons d’interdire la connexion et de vous tourner vers votre prestataire informatique afin de mettre à jour le système d’exploitation ;
  1. Garantir que les mises à jour soient activées et gérées par le prestataire informatique. Nous vous conseillons d’informer le prestataire informatique pour tous les accès supplémentaires non identifiés au début de la mise en place des postes. Le risque étant d’infecter le système d’exploitation et de bloquer les accès aux autres employés ;
  2. Maitriser les usages notamment veiller à ce que les enfants n’aient pas accès aux ordinateurs utilisés par vos salariés ;
  3. Vérifier la robustesse des mots de passe d’ouverture des sessions : la CNIL recommande 12 caractères comprenant des minuscules, majuscules, chiffres et caractères spéciaux ;
  4. Equiper les postes d’un anti-virus et vérifier qu’il soit activé. Nous recommandons de faire un scan anti-virus avant tout accès au serveur, cloud, etc…
  5. Sécuriser la connexion entre l’ordinateur et le serveur par un VPN par exemple qui doit garantir la confidentialité des échanges. Nous vous conseillons de faire évoluer les pares-feux pour supporter toutes les connexions.
  6. Informer votre prestataire informatique pour ajouter des postes personnels ou professionnels actuellement non compris dans votre contrat initial afin qu’il puisse assurer une surveillance de ces postes ;
  7. Equiper les postes de travail de sauvegardes en ligne pour se prémunir de la perte de données personnelles.

Le numéro de sécurité sociale dans les fiches de paie

Le numéro de sécurité sociale dans les fiches de paie 960 640 jeremy

L’établissement des fiches de paie de mars fait l’objet de beaucoup de questions au regard de la crise sanitaire, et de la mise en place du chômage partiel. Nos clients nous interrogent souvent sur l’obligation d’afficher ou non le numéro de sécurité social sur les bulletins de salaire.

Afin de répondre à cette question, nous pouvons nous appuyer sur plusieurs réglementations à commencer par le Code du travail.

En effet, l’article R3243-1 du Code du Travail précise toutes les mentions devant obligatoirement figurer sur le bulletin de salaire à savoir : nom du salarié, emploi du salarié et sa position dans la classification conventionnelle.

En revanche, l’article R32243-4 dudit Code précise les mentions ne pouvant pas apparaitre sur le bulletin de paie telles que l’exercice du droit de grève et l’activité de représentation des salariés.

En d’autres termes, le numéro de sécurité sociale ne figure ni dans les mentions obligatoires ni dans les mentions interdites.

L’entrée en vigueur du décret n°2019-341 du 19 avril 2019 est venu apporter une précision essentielle quant à l’utilisation du numéro de sécurité sociale.

En vertu du décret n°2019-341 du 19 avril 2019, l’utilisation du numéro de sécurité sociale a été strictement encadré puisqu’il vient abroger le décret (n°91-1404) du 27 décembre 1991 qui autorisait la mention du numéro de sécurité sociale sur les documents édités par l’employeur.

Ce nouveau décret précise uniquement que le numéro de sécurité sociale ne peut être utilisé que pour les déclarations d’embauche et le traitement automatisé de la paie et de la gestion du personnel.

Au regard de ce vide juridique ne permettant pas de trancher effectivement sur l’utilisation ou non du numéro de sécurité sociale, nous vous recommandons de le supprimer de vos bulletins de salaire dans la mesure où il n’est pas nécessaire de l’afficher et également afin de respecter le principe de minimisation énoncé par le RGPD.

Optimex Data agence spécialisée Solutions RGPD

Actus RGPD

Actus RGPD 1320 742 jeremy

Optimex Data a participé à la grande enquête que lance le Ministère du Travail et l’AFCDP sur le métier de DPO

La Délégation Générale à l’Emploi et à la Formation Professionnelle (DGEFP) du Ministère du Travail a confié à l’Agence Nationale pour la Formation Professionnelle (l’AFPA) la réalisation d’une étude de grande ampleur sur la fonction de DPO. Cette étude s’appuie sur un questionnaire en ligne conçu conjointement avec l’AFCDP (Association Française des Correspondants à la protection des Données à caractère Personnel). Elle permettra de mieux connaitre le métier de DPO et les conditions d’exercice au sein des structures employeuses ou en tant que DPO externe. Cette initiative a reçu le plein soutien de la CNIL.

En tant que DPO externe, Optimex Data a participé à cette enquête en répondant au questionnaire en ligne.

Les adhérents de l’AFCDP bénéficieront d’une présentation des résultats détaillés de cette enquête lors de l’une des manifestations organisées par l’association. Optimex Data vous communiquera ensuite les conclusions de cette enquête.


Bientôt la certification CNIL

Face à la multitude de DPO et au développement de cette activité, la CNIL a décidé d’encadrer ce nouveau métier. Elle a permis d’adopter des référentiels de certification, et d’agréer les organismes chargés de délivrer cette certification. La CNIL a mis en place deux référentiels :

  • un référentiel de certification qui fixe notamment les conditions de recevabilité des candidatures et la liste des 17 compétences et savoir-faire attendus pour être certifié en tant que DPO. Ce référentiel est prévu pour les personnes physiques.
  • un référentiel d’agrément qui fixe les critères applicables aux organismes qui souhaitent être habilités par la CNIL à certifier les compétences du DPO sur la base du référentiel de certification élaboré par la CNIL.

La liste des organismes habilités à la certification des compétences devrait bientôt être dévoilée afin de mettre en place le référentiel de certification de DPO dans les mois à venir.

Toute l’équipe Optimex Data passera la certification afin de vous apporter un gage de confiance supplémentaire dans le cadre de nos prestations.


Mises en demeures prononcées par la CNIL : des applications mobiles partagent des données avec Facebook sans le consentement des utilisateurs

La CNIL a mis en demeure et contraint plusieurs startups de la géolocalisation à changer leurs pratiques en matière de traitement des données et de recueil du consentement. Ces procédures ont mis en lumière le goût prononcé des éditeurs d’applis mobiles pour les SDK (software Development kit), des composants logiciels implémentés dans le code des apps.

Facebook comprend des SDK, qui proposent des outils comme « app events » pour la publicité sur mobile. De nombreuses apps mobiles embarquent ces couches logicielles. Combien en informent leurs utilisateurs ? En Europe, RGPD oblige, l’utilisateur doit être préalablement informé et accorder un consentement éclairé à cette collecte.

Cependant la pratique n’est pas forcément répandue, certaines apps collectent des données sensibles et éminemment personnelles, dont une partie est ensuite transmise à Facebook, que l’utilisateur ait ou non un compte sur la plateforme.

La CNIL rappelle que les mises en demeures ne sont pas des sanctions. Cependant, celles-ci étant publiques, elles peuvent avoir un impact commercial négatif sur les sociétés rappelées à l’ordre.

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Reconnaissance faciale : un sujet polémique

Reconnaissance faciale : un sujet polémique 1317 792 jeremy

C’est à l’occasion du carnaval de Nice, qui s’est déroulé en mars dernier, que la ville de Nice a rendu opérationnel les dispositifs de vidéosurveillance dotés de la reconnaissance faciale dans les espaces publics de sa commune.

Bien que la CNIL ait limité la portée de ce test à but scientifique, qui devait recueillir le consentement préalable, libre et éclairé de la population niçoise, la mairie a finalement reconnu la vocation sécuritaire du dispositif mis en place.

La CNIL a rappelé le caractère strict de l’autorisation qui a été accordée à la commune de Nice, tout en précisant que le déploiement des dispositifs de vidéosurveillance à des fins sécuritaires serait nécessairement conditionné à la publication d’un décret pris en Conseil d’Etat ou d’une loi.

Dans le même temps, la municipalité de San Francisco prend le contrepied de l’initiative des autorités françaises en proscrivant le recours à la reconnaissance faciale à grande échelle, celle-ci ayant été qualifiée de « dangereuse et oppressive » par le conseil municipal de la ville.

optimex data agence spécialisée dans la protection des données personnelles

Actualité DPO – Février 2019

Actualité DPO – Février 2019 1320 859 jeremy

Avez-vous l’obligation de réaliser un analyse d’impact ?

L’article 35 du RGPD (Règlement sur la protection des données personnelles) prévoit la réalisation d’une analyse d’impact sur la protection des données à caractère personnel (« AIPD » ou « PIA » en anglais) lorsqu’un traitement de données personnelles est susceptible d’engendrer …

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Quels changements avec l’ordonnance de réécriture de la loi informatique et libertés ?

L’ordonnance n°2018-1125 du 12 décembre 2018 a été publiée le 13 décembre 2018. Elle parachève le processus législatif de réécriture et de simplification de la loi informatique et Libertés, initié après la mise en application du Règlement général sur la protection des données …

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Le Japon reconnu « pays adéquat » pour les transferts hors UE

Avec l’accord historique de partenariat économique passé entre l’Union Européenne et le Japon (Japan-EU Free Trade Agreement – JEFTA) qui a été signé le 17 juillet 2018 et qui entre en vigueur en février 2019, les économies européennes et japonaises ont prouvé leur volonté d’encourager …

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La 1ère sanction RGPD de la CNIL : Google

 Le 21 janvier 2019, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) a prononcé sa première condamnation dans le cadre du régime RGPD. Cette condamnation intervient suite aux plaintes collectives, qui ont fédéré plus de 10 000 signataires, déposées devant la CNIL …

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Vous réalisez une démarche à la place d’une personne en utilisant ses données ?

La CNIL a mis à disposition, par le biais de son site internet, un modèle de mandat permettant d’encadrer l’utilisation des données des bénéficiaires par le professionnel. De manière générale, le modèle de mandat a été prévu pour les professionnels du secteur social. Or, après confirmation …

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Le RGPD en chiffres…

  • Du côté des professionnels:
    • 32000 organismes ont désigné un DPO (15 000)
    • 1000 notifications de violations de données (7/jour depuis le 25 mai)
    • 178000 appels depuis 01/2018
    • 246000 consultations en ligne
    • 7 millions de visite sur le site CNIL
    • 130000 téléchargements de l’outil PIA
  • Du côté des particuliers:
    • 6000 plaintes depuis le 25 mai 2018
    • Plaintes collectives – 45 000 personnes (Quadrature du Net)
  • Du côté des autorités de protection des données:
    • 4 plénières du CEPD depuis mai 2018
    • 19 lignes directrices
    • Proposition de règlement en matière d’accès aux preuves électroniques
  • Du côté de la CNIL:
    • Publication de la liste des traitements devant faire l’objet d’une analyse d’impact
    • Consultation sur un règlement-type biométrie
    • Consultation sur 5 référentiels :
      • Gestion clients et prospects
      • Gestion des impayés
      • Vigilances sanitaires
      • Ressources humaines
      • Gestion des cabinets médicaux
    • Une dizaine de codes de conduite portant sur :
      • La recherche médicale
      • Les infrastructures dites de « cloud »

Optimex Data présent à l’université des DPO 2019

Optimex Data présent à l’université des DPO 2019 1360 933 jeremy

L’équipe Optimex Data était présente à l’université des DPO 2019, organisée par l’AFCDP.

Un grand merci pour l’accueil et l’organisation, bravo aux intervenants pour la qualité de leur présentation et l’intérêt de leur témoignage.

C’était l’occasion aussi d’échanger avec nos confrères et partenaires.

Une journée très enrichissante que nous avons hâte de mettre en pratique auprès de nos clients !

Jacques Barthélemy intervient pour l’Union des Photographes Professionnels

Jacques Barthélemy intervient pour l’Union des Photographes Professionnels 1176 770 jeremy

Le 11 décembre 2018 avait lieu une Conférence de l’UPP – Union des Photographes Professionnels / Auteurs à la SEPR de Lyon. La conférence portait sur le droit d’auteur, le droit de la personne et de son image et le RGPD.

Jacques Barthélémy, co-fondateur d’Optimex Data comptait parmi les Maîtres de Conférence et est bien évidemment intervenu sur le thème du RGPD :

  • Présentation des grandes règles du RGPD ;
  • Principes de conservation des données, classement et autres obligations, telles que la tenue d’un registre détaillant l’organisation des données détenues par tout un chacun ;
  • Quelques conflits de cohérence sont pointés avec le métier de photographe, par Nedim Imre, et une réponse juridique possible, apportée par Me Brun, également Maître de Conférence ;

Au terme de son intervention, Jacques Barthélémy a pris le temps de répondre à toutes les questions qui lui étaient posées en détail et rassurant l’assemblée quant à la loi et son application, sa mission étant de sensibiliser ce corps de métier sur les aspects de mise en conformité avec la CNIL.

Optimex Data tient à remercier l’UPP de leur accueil et les participants pour leur attention et leur implication.

La protection des données et l’évaluation de politiques publiques

La protection des données et l’évaluation de politiques publiques

La protection des données et l’évaluation de politiques publiques 1320 880 jeremy

Pour traiter du sujet essentiel et pourtant délaissé de la protection des données en matière d’évaluation de politiques publiques, Sandrine Rieussec, Dirigeante de la société spécialisée Optimex Data, a accepté de répondre à nos questions.

La vigie de l’évaluation : Depuis le mois de mai 2018, je reçois une foule de courriels au sujet du “RGPD”. Pourquoi cette agitation ?

Sandrine Rieussec, Optimex Data  :

Depuis le 25 mai 2018, un nouveau règlement européen s’applique directement à toutes les organisations qui traitent des données personnelles dans l’Union européenne. Il s’agit du fameux “RGPD” (Règlement Général sur la Protection des Données).

L’objectif est de protéger la vie privée des individus, face à l’utilisation de leurs données par de nombreux organismes privés, associatifs, et aussi publics.

Une organisation qui ignore le RGPD s’expose à des sanctions de la CNIL allant jusqu’à 4% du chiffre d’affaires mondial annuel ou 20 millions d’euros, et des sanctions pénales des dirigeants.

Est-ce que mes activités d’évaluation de politiques publiques sont concernées par le RGPD ?

Toute structure qui utilise des données à caractère personnel est concernée par le RGPD.

Dans le cadre de vos activités d’évaluation de politiques publiques, vous êtes amené à manipuler des données personnelles comme :

  • les contacts téléphoniques et les adresses e-mail des bénéficiaires d’aides publiques,
  • les nom et prénom des usagers de services publics,
  • des informations sur leur situation personnelle ou professionnelle,
  • et même les adresses IP de répondants à votre questionnaire.

Certaines données que vous utilisez peuvent également être considérées comme des données sensibles dès lors qu’elles concernent des informations de santé, d’opinion politique ou religieuse, et des données judiciaires.

Des obligations tout au long de la chaîne de sous-traitance
Ok, je suis concerné par le RGPD. Que dois-je faire ?

La CNIL a publié des aides pour guider votre démarche, comme la page « RGPD : passer à l’action en 4 étapes » ou le guide de sensibilisation au RGPD pour les petites et moyennes entreprises.

Vous pouvez aussi vous faire accompagner par un prestataire spécialisé. Attention, il n’existe pas encore de certification de ces organismes. Des sociétés profitent de la nouveauté du RGPD pour opérer du démarchage auprès des professionnels (entreprises, administrations, associations), parfois de manière agressive, afin de vendre un service d’assistance à la mise en conformité au RGPD. Renseignez-vous bien d’abord sur le prestataire. Une piste peut être d’opter pour un prestataire labellisé par la CNIL.

Les étapes type d’une démarche RGPD
Concrètement, quelles mesures dois-je prendre pour assurer la sécurité des données ?

Afin d’assurer la sécurité des données, le RGPD demande de protéger les données personnelles sur le plan informatique et également sur le plan physique. C’est une obligation de moyen et non pas une obligation de résultat.
Par exemple, il est attendu d’utiliser des mots de passe robustes, d’utiliser des clés USB chiffrées, de conserver les données sensibles dans un lieu sécurisé (ex : coffre-fort, armoires fermées à clés, sécurité des locaux).
Il est nécessaire de sensibiliser les personnes qui utilisent et traitent des données personnelles aux bonnes pratiques d’usage informatique et aux bonnes pratiques du quotidien dans leur poste de travail. La CNIL et l’ANSSI ont publié des livres blancs à ce sujet :

Peut-on s’attendre à des sanctions rapidement ?

La CNIL est l’autorité de contrôle qui engage des procédures et déclenche des contrôles auprès des entreprises.

Dans le cadre du RGPD, la CNIL pourra prononcer toute une série de sanctions qui vont de l’avertissement à l’amende administrative. Cependant, elle a aussi un rôle de conseil et se veut pédagogue sur l’année 2018, pour accompagner les organismes dans leur mise en conformité, avec les nouvelles obligations du RGPD.

C’est bon, j’ai compris, c’est important. Où commencer pour me renseigner ?

Retrouvez l’article complet en cliquant ici

Optimex Data, animation d'ateliers RGPD

Animation d’ateliers RGPD

Animation d’ateliers RGPD 1280 853 jeremy

La rentrée chez Optimex Data a été riche en animation de conférences et formations RGPD auprès des professionnels du secteur privé et des organismes du secteur public.

Nous sommes revenus avec quelques photos de la conférence animée par Sandrine Rieussec, auprès de l’association BUGEY DEVELOPPEMENT, située dans l’Ain. Un grand merci pour leur sollicitation et l’intérêt des échanges avec les participants.

Au programme :

  • Les obligations et les opportunités du RGPD
  • La mise en pratique avec des exemples concrets
  • Les bonnes pratiques à adapter au quotidien

Pour information, la prochaine conférence aura lieu en Haute-Savoie, le lundi 15 octobre 2018, au Pôle de compétitivité Mont-Blanc Industries à Cluses.