La CNIL a mis à disposition, par le biais de son site internet, un modèle de mandat permettant d’encadrer l’utilisation des données des bénéficiaires par le professionnel.
De manière générale, le modèle de mandat a été prévu pour les professionnels du secteur social. Or, après confirmation auprès du service DPO de la CNIL, il est tout à fait autorisé d’utiliser ces mandats dans d’autres secteurs d’activité.
En effet, certains professionnels (comme les experts comptables) accompagnent quotidiennement les usagers dans leurs démarches en ligne, que ce soit en leur présence ou en leur absence.
Ainsi, l’utilisation de ce mandat nécessite que l’usager, le client donne explicitement son consentement par le biais d’un accord écrit qu’est le mandat.
Précisément, il convient de remplir une obligation d’information pour garantir la validité du consentement de l’usager.
Pour cela, il appartient au professionnel d’expliquer :
- L’objet de l’intervention ;
- La raison pour laquelle les informations du client, de l’usager sont collectées et leur utilité ;
- L’existence de droits sur ses données (accès, rectification, suppression, etc.) ;
- La possibilité pour l’usager, le client de retirer à tout moment son consentement.
Enfin, bien que le consentement soit valide, il convient impérativement de garantir la confidentialité et la sécurité des données mais aussi de faire preuve de transparence dans le traitement des données personnelles de l’usager, du client.
Ce modèle de mandat s’avère particulièrement utile pour les travailleurs sociaux qui font des démarches à la place des usagers (déclaration CAF, demandes de prestations sociales)
Il est également obligatoire pour les experts comptables, lorsqu’ils font des démarches à la place de leur client (déclaration en utilisant l’identifiant et mot de passe du client par exemple).
