Dans le cadre de la gestion du personnel, le service dispose des dossiers des salariés. Ces dossiers contiennent très régulièrement un grand nombre de documents pouvant parfois être contraires au principe de minimisation des données, selon le RGPD – Règlement Général sur la Protection des Données. Dans ce cas, quels documents peuvent être conservés et quels documents ne peuvent pas l’être ? C’est notre thématique du jour.
Dans le cadre de la tenue du dossier du personnel au regard du RGPD, voici les éléments à conserver :
- Une fiche de renseignements complétée par le salarié lors de son embauche
- La photocopie d’une pièce d’identité
- Le permis de séjour ou de travail (pour un salarié étranger)
- Le contrat de travail et les avenants signés
- L’attestation signée de remise du règlement intérieur (si applicable)
- Le justificatif d’inscription à une autre mutuelle que celle fournie par l’entreprise
- L’attestation signée de la charte de bon usage des ressources informatiques (si applicable)
- L’annexe signée de l’engagement de protection des données
- L’annexe signée concernant la validité du permis de conduire (si applicable)
- Le consentement pour le droit à l’image (si nécessaire)
- Les fiches des entretiens annuels et professionnels
En revanche, ne peuvent pas être conservés les documents suivants :
- La photocopie du permis de conduire
- La fiche d’inscription à la mutuelle et à la prévoyance complétée par le salarié
- Le CV après la période d’essai
Désormais, le contenu du dossier de vos salariés n’a plus de secret pour vous ! N’oubliez pas que les principes du RGPD, notamment le principe de minimisation des données, sont très régulièrement sanctionnés par la CNIL. Alors n’attendez pas pour faire le tri des dossiers. Et pour plus d’informations sur le dossier du personnel au regard du RGPD, contactez nous !
