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Communiquer des informations sur les administrés : à qui et dans quelles conditions ?

Communiquer des informations sur les administrés : à qui et dans quelles conditions ?

Communiquer des informations sur les administrés : à qui et dans quelles conditions ? 1280 853 Optimex Data

Principe : Les collectivités territoriales ne sont pas habilitées à communiquer à des tiers les données personnelles qu’elles détiennent.

Exception : Certaines informations doivent être communiquées aux « tiers autorisés » tels que les autorités publiques ou certains auxiliaires de justice.

  1. Conditions de communication des données

La communication à des tiers autorisés n’est possible que lorsqu’elle est expressément autorisée par un texte de loi ou une obligation légale.

Pour chaque demande de communication, vous devez vérifier certains points :

  • La demande doit être écrite et son fondement légal doit être précisé. C’est à la collectivité territoriale de vérifier la conformité du fondement légal au regard des textes invoqués dans la demande de communication ;
  • La demande doit être présentée par une personne ayant qualité pour agir en application du texte fondant le droit de communication. La délivrance d’un document prouvant l’identité de la personne habilitée est facultative mais peut être toutefois exigée par le responsable de traitement ;
  • La fréquence et le périmètre de la demande de communication ne peut pas excéder les limites éventuellement prévues par le texte précité (par exemple, respect du secret médical) ;
  • Les modalités de transmission devront être sécurisées pour assurer la confidentialité des données (ex : remise en main propre, chiffrement des données, etc..) ;
  • Seules les informations strictement nécessaires à la demande doivent être communiquées ;
  • Une traçabilité devra être effectuée afin de prouver la transmission.
  1. Les tiers autorisés

Vous trouverez en suivant ce lien une liste non exhaustive de tiers autorisés à obtenir la communication de données.

  1. Les limites du droit de communications des tiers autorisés

La collectivité territoriale ne peut pas constituer des fichiers spécifiques pour la gestion des demandes, utiliser des fichiers non détenus en propre pour répondre aux demandes et collecter des données sans lien avec la finalité du fichier et permettant uniquement de répondre aux demandes.

  1. Droit de communication des tiers autorisés et droit d’accès aux documents administratifs

Le droit de communication par des tiers autorisés leur permet d’accéder à certaines catégories d’informations dans le cadre d’une procédure légale.

Le droit d’accès aux documents administratifs permet à toute personne d’accéder aux documents détenus par l’administration.

Pour en savoir plus, vous trouverez le guide de sensibilisation au RGPD pour les collectivités territoriales en cliquant ici.